CRM pour l’événementiel : 5 avantages clés pour booster votre activité

Pourquoi un CRM pour l’activité événementielle ?

Un CRM (Customer Relationship Management) ou en français, gestion de la relation client, est un logiciel utilisé pour faciliter et améliorer de manière significative les échanges entre les entreprises, leurs clients et leurs prospects. 

Comment Fonctionne-t-il ?

Comment fonctionne-t-il concrètement ?

Le CRM coordonne l'ensemble du cycle client, de l'identification d'une opportunité commerciale à la facturation et au service après-vente. Toutes les données sont consolidées dans une base unique. Cette analyse permet d'obtenir un suivi optimal des interactions et d'améliorer les performances commerciales : l'utilisation d'applications CRM a démontré une augmentation des ventes pouvant atteindre 29%, comme l'indique le rapport State of Sales de Salesforce datant de 2023 (source : Salesforce, State of Sales 5th Edition, 2023).

Dans un secteur aussi complexe et exigeant que l'événementiel, cet outil garantit un gain de temps substantiel et une gestion globale plus robuste. Voici les cinq fonctionnalités clés qu'un CRM spécialement conçu pour les professionnels de l'événementiel doit impérativement intégrer.

Voici les 5 fonctionnalités clés que doit posséder un CRM adapté aux pro de l'événementiel :

1. Centraliser les données pour une gestion événementielle simplifiée

Les professionnels de l'événementiel jonglent souvent entre multiples outils (feuilles de calcul, boîtes mail, logiciels de gestion distincts), ce qui entraîne une perte d'efficacité et des risques d'erreurs accrus. On estime que la recherche d'informations éparpillées peut faire perdre jusqu'à 15 % du temps de travail hebdomadaire pour les chefs de projet.

Le CRM met fin à cette fragmentation en regroupant les fiches clients, les documents, les plannings et les budgets sur une plateforme unique. L'absence de cette centralisation fragilise la relation client, génère une redondance d'informations et nuit à la conformité réglementaire (notamment sur la gestion des données personnelles).

Et avec Zirru Pro ? 

Zirru Pro regroupe toutes les données dont vous avez besoin pour créer vos événements. Les éléments tels que les opportunités de devis, la communication, les factures, l’agenda, le budget prévisionnel, la gestion de contacts et la logistique sont disponibles sur une même interface. Tout est accessible en quelques clics et les différentes sections sont claires. Cela permet d’avoir une vision d’ensemble sur les opérations à réaliser et d’optimiser au maximum le temps et les ressources pour un déroulement sans encombre de vos projets professionnels. 

2. Suivre et piloter efficacement les opportunités de projets événementiels

Pour une entreprise événementielle, chaque demande de devis est une opportunité de chiffre d'affaires. Le suivi rigoureux et l'analyse du pipeline commercial sont donc cruciaux pour la croissance.

Le CRM fournit une visibilité instantanée sur l'état de chaque projet : statut des devis, rappels automatisés pour les relances, et informations contextuelles complètes. Il permet aux professionnels de segmenter leurs opportunités en fonction de leur potentiel de valeur ou de leur typologie d'événement (mariage, séminaire d'entreprise, salon). Ce pilotage structuré est directement lié à la performance : selon une étude récente, les entreprises utilisant des outils de pilotage de pipeline affichent des taux de conversion de prospects 18% supérieurs (source : rapport d'analyse sur les PME/ETI en croissance, 2024).

Et avec Zirru Pro ? 

Le CRM de Zirru permet de simplifier le suivi des devis en les classant dans quatre onglets en fonction de leur progression : à traiter, répondus, conclus, refusés. Les informations essentielles du projet, c’est-à-dire sa date, son nom, le métier du client, le budget, la distance à parcourir ou encore son niveau de priorité sont indiquées directement dans les demandes de devis. Cette organisation intuitive permet de visualiser facilement et sur la même plateforme, le statut des devis, les opportunités en cours et celles à traiter grâce à une notification directement envoyée sur le tableau de bord. 

3. Améliorer la communication et la collaboration entre tous les acteurs 

La réussite d'un événement repose sur la coordination fluide de multiples parties prenantes : équipes internes, prestataires externes, fournisseurs. Les retards d'information ou les malentendus sont des sources majeures de surcoûts et de stress opérationnel.

Un CRM événementiel centralise l'historique des conversations, les documents échangés et les informations clés sur un espace collaboratif commun. Il permet à tous les acteurs du projet (logistique, commercial, administratif) d'accéder à la bonne information, en temps réel, renforçant la cohésion et accélérant les prises de décision.

Et avec Zirru Pro ? 

Zirru met à disposition un espace pour gérer les contacts d’organisations, de clients, de collaborateurs, de fournisseurs et d’équipes. Une messagerie est également intégrée, dans laquelle les professionnels reçoivent les messages venant de leurs potentiels clients. Ils sont classés par projet, ce qui permet de retrouver facilement les conversations liées à chaque demande de devis. De plus, cette fonctionnalité de l’outil permet aux professionnels d’afficher un temps de réponse minimal. Celui-ci est visible par les clients et en interne comme repère, afin de pouvoir améliorer facilement la satisfaction des clients. 

4. Optimiser la logistique et la préparation des événements

Dans l'événementiel technique, la logistique (gestion du parc matériel, transport, équipes sur site) représente l'épine dorsale de l'organisation. L'absence de visibilité sur les ressources entraîne des doublons de location ou des ruptures de stock, dont le coût moyen est estimé à plusieurs milliers d'euros par an pour une PME.

Le CRM, lorsqu'il intègre des fonctionnalités ERP, offre une planification claire et une traçabilité des équipements (gestion des stocks, maintenance, affectation aux projets). Il permet d'anticiper les imprévus en fournissant des données techniques précises (dimensions, poids) et en gérant la disponibilité des ressources en temps réel. Cette optimisation logistique est la clé d'une réduction des coûts opérationnels et d'une amélioration de la marge.

Et avec Zirru Pro ? 

Zirru contient un module logistique comprenant la gestion des articles, des entrepôts, des véhicules, des listes et des bons de préparations. Les professionnels créent une liste de leur matériel pour les associer à des projets facilement et peuvent spécifier les stocks, les caractéristiques, les dimensions et les tarifs de leurs articles. De plus, l’outil permet de planifier la répartition des ressources en fonction des besoins des projets et de la capacité des transports, de la distance et des délais. Chaque élément est lié au projet concerné ce qui favorise une traçabilité et une préparation efficiente. 

5. Offrir une expérience client complète et gagner en visibilité 

Le succès ne se mesure pas uniquement à la rentabilité, mais aussi à la qualité de l'expérience client fournie, véritable facteur de différenciation concurrentielle. Un CRM permet d'évaluer la satisfaction en continu et de capitaliser sur les retours d'expériences clés pour améliorer les prestations futures et favoriser la fidélité client.

En valorisant les réussites passées et en facilitant la collecte d'avis, le CRM améliore l'image de marque, la notoriété et la visibilité des professionnels de l'événementiel. Ce processus d'acquisition de preuves sociales renforce l'autorité (EEAT) de l'entreprise sur son marché.

Et avec Zirru Pro ? 

Avec Zirru, les clients ont la possibilité de laisser un avis une fois un devis conclu. Celui-ci est immédiatement visible par les professionnels sur un onglet spécifique de la plateforme. Ces avis sont également consultables par les clients eux-mêmes sur les vitrines publiques des prestataires et contribuent à assurer la fiabilité et la crédibilité des services. Chaque professionnel peut ajouter sur cette vitrine du contenu multimédia et des informations sur leur activité. Ainsi, les prospects peuvent facilement choisir les prestataires les plus aptes à répondre à leurs besoins pour un projet, en toute sérénité. 

Vous avez le savoir-faire, nous avons trouvé l’outil qu’il vous faut. Essayez Zirru gratuitement ou demandez une démo dès aujourd’hui !